Система электронного документооборота (ЭДО): что это такое и зачем она нужна бизнесу?

Что такое ЭДО?

Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой метод управления документами, при котором большая часть документов создается и хранится в электронном формате на централизованной платформе.

Этот процесс строго регламентирован: простая отправка файла по электронной почте или мессенджеру не считается ЭДО, даже если документ существует в цифровом виде.

Для ЭДО должны соблюдаться два условия:

• Документ должен быть подписан электронной подписью, чтобы иметь юридическую силу.
• Документ должен быть отправлен через систему электронного документооборота. Некоторые документы с квалифицированной электронной подписью (КЭП) можно отправлять по электронной почте, но для повышения безопасности рекомендуется использовать систему ЭДО, так как она обеспечивает шифрование. Кроме того, обмен через ЭДО обязателен для отправки, например, счетов-фактур.

Преимущества ЭДО в бухгалтерии по сравнению с бумажным документооборотом

• Ускорение процессов
  ЭДО не меняет бизнес-процессы, а оптимизирует их, значительно ускоряя операции, связанные с документооборотом. В бухгалтерии ЭДО позволяет согласовывать, подписывать и отправлять документы за считанные секунды.
• Юридическая сила электронных документов
  При использовании квалифицированной электронной подписи (КЭП) цифровые документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные с ручной подписью.
• Упрощение взаимодействия с государственными органами
  Согласно закону 63-ФЗ, документы с электронной подписью признаются юридически значимыми и приравниваются к оригиналам с ручной подписью. Такие документы можно подавать в суды и госорганы. Например, налоговая служба принимает декларации и книги учета, подписанные электронной подписью.
• Отслеживание истории документа
  Современные системы ЭДО позволяют отслеживать весь жизненный цикл документа: от его создания до внесения изменений и подписания.

Что нужно для перехода к электронному обмену данными?

Подключение бухгалтерии к электронному обмену данными включает четыре этапа: выбор оператора ЭДО, оформление цифровой подписи, подключение к платформе ЭДО и уведомление партнеров о переходе на электронный документооборот.